横浜市に情報公開請求をすると、ときとして１件の単純な請求内容にもかかわらず、数百通にのぼる大量の決定通知が送られてくる。煩雑をきわめて通知内容がにわかに把握できず、通知の意味をなしていない。その原因をさぐるため、横浜市の情報公開事務マニュアルをこのほど開示請求手続きを経て入手した。そこに、大量通知の原因とみられる記載があった。
◇「一部開示決定通知書」をまとめるには・・・
１請求書に対して複数の対象文書があり、一部開示決定をする際には、原則、１対象文書につき１通の一部開示決定通知書を作成しなければなりません。
しかし、「４非開示とする部分の概要」、「５非開示とする根拠規定」、「６根拠規定を適用する理由」が完全に一致する場合は、１通の一部開示決定通知書にまとめることができます。
＜具体例＞
対象文書が4文書で、非開示部分の概要がそれぞれ以下のとおりの場合
・行政文書Ａ（非開示部分：個人の氏名）
・行政文書B（非開示部分：個人の住所、印影）
・行政文書C（非開示部分：個人の氏名）
・行政文書D（非開示部分：（個人の氏名、印影）
一部開示決定通知書を作成する場合は、4文書を次のとおり非開示部分の概要ごとに分類し、3通の一部開示決定通知書を作成します。
①一部開示決定通知書（個人の氏名）
行政文書Ａ
行政文書C
②一部開示決定通知書（個人の氏名、個人印の印影）
行政文書Ｂ
③一部開示決定通知書（個人の住所、個人印の印影）
行政文書D
「１対象文書につき１通の一部開示決定通知書を作成しなければなりません。」――どうやら、このマニュアルの指示を忠実に実行した結果が、大量の通知文だということらしい。対象文書の数だけ通知文をつくれというわけだ。
何のためにこんな指示があるのか、筆者は理解できず市民情報課に趣旨をたずねた。おどろいたことに、即答しかねるとの反応だった。職員らは意味不明の「マニュアル」に従って粛々と「大量通知」を行っていたことになる。
筆者は市民情報課に対して、「１対象文書につき１通の一部開示決定通知書」のマニュアルの意味について、課内で調査した上で回答するよう申し入れた。回答があり次第ご報告する。